• BRW
• Blog
• Porady
• Spotkanie i wideokonferencja online: jak uniknąć problemów?

Spotkanie i wideokonferencja online: jak uniknąć problemów?

Dla wielu pracowników biurowych wideokonferencje nie są nowością. Jednak w dobie pandemii i rozprzestrzeniającej się mody na pracę zdalną, stały się codziennością nawet tych osób, które wcześniej nie miały z nimi styczności. Większość obowiązków przenosi się do strefy online. Wideokonferencja powinna jednak pozostać w pełni profesjonalnym spotkaniem. Co zrobić, aby spotkanie online wypadło dobrze i obyło się bez wpadek?

Przed Tobą wideokonferencja online. Nieważne, czy spotkania online mają formę rozmowy z przełożonym, czy też pogawędki ze znajomymi, z którymi nie możesz zobaczyć się osobiście. Istnieje kilka bardzo ważnych zasad, dzięki którym każde spotkanie online przebiegnie bez żnajmniejszych problemów.

Zapewne Twoi koledzy wybaczą Ci mniejszą lub większą wpadkę przed ekranem komputera, jednak kiedy wideokonferencja online zakłada obecność osób spoza organizacji, należy zrobić wszystko, by wypaść profesjonalnie. W końcu nikt nie chce być wspominany przez kolegów z biura, jako ta osoba, której przytrafił się internetowy blamaż podczas prowadzenia wideokonferencji lub uczestniczenia w niej.

 

 

Dobrze przygotowana wideokonferencja? Sprzęt to podstawa!

Jeżeli czekają Cię spotkania online, nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę. Zwłaszcza jeśli chodzi o kwestie techniczne. Musisz mieć czas, aby ze spokojną głową usunąć wszelkie ewentualne usterki, zarówno pod względem rozmów wideo, jak i samego dźwięku bez konieczności udostępniania obrazu z kamery.

Nie ma nic gorszego niż problemy z komputerem lub kamerą, gdy za pięć minut rozpoczyna się wideokonferencja. Sprzęt lubi płatać figle, dlatego dobrze jest znaleźć kilka chwil na przeprowadzenie szybkich testów.

Ważne jest, aby Twój laptop był w pełni naładowany lub podpięty do źródła zasilania. Warto również przetestować sprawność łącza internetowego. Jeżeli router znajduje się w odległym pomieszczeniu, może się zdarzyć, że w trakcie wideokonferencji napotkasz problemy ze stabilnością łącza. W takiej sytuacji zastanów się, czy nie trzeba zmienić lokalizacji komputera lub skorzystać z Internetu poprzez kabel.

Oczywiście, zanim rozpoczniesz spotkanie, przetestuj kamerę internetową, sprawdzając, czy obraz nie jest zamazany lub niewyraźny. Niezwykle istotna jest również jakość dźwięku. Czasami może okazać się, że mikrofon oraz głośniki wbudowane w laptopie są niewystarczające. W takim wypadku przydadzą się osobne słuchawki z mikrofonem, które zredukują szumy z zewnątrz.

Kiedy jesteś przekonany, że wszystko działa jak należy, zapoznaj się z działaniem aplikacji, za pomocą której będziesz łączyć się ze swoim rozmówcą. Warto wiedzieć, jak wyciszyć mikrofon, kiedy nie zabierasz głosu lub w jaki sposób udostępnić widok z ekranu komputera.

Takie drobiazgi sprawią, że wszystko przebiegnie sprawnie i nie będziesz marnować cennego czasu — zarówno swojego, jak i osoby znajdującej się po drugiej stronie ekranu.

 

Wideokonferencja online — liczysz się Ty i Twoje otoczenie

Pamiętaj, że podczas wideorozmowy ludzie widzą nie tylko Ciebie, ale także to, co znajduje się za Tobą. Dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniego kadru. Co oczywiste, w pomieszczeniu widocznym za Tobą powinien panować porządek.

Zastanów się także, czy na Twoich półkach nie stoją przedmioty, które mogłyby niepotrzebnie odwracać uwagę rozmówców — jeśli tak jest, lepiej odwróć komputer w drugą stronę. Dobrym pomysłem może okazać się również skorzystanie z  tła automatycznie generowanego przez komunikatory.

Pomieszczenie, w którym będziesz prowadzić rozmowę, powinno być nie tylko schludne, ale także ciche. Zamknij okno w pokoju, wyłącz radio i telewizor. Dzięki temu zrozumiesz każde  słowo innych uczestników spotkania. Co równie ważne – nic nie będzie zagłuszać Twoich wypowiedzi.

Jeżeli nie mieszkasz sam,  poinformuj   domowników, by w czasie wideokonferencji nie wchodzili do pokoju i w miarę możliwości zachowali ciszę. Unikniesz — niekiedy bardzo krępujących — sytuacji, gdy ktoś niespodziewanie pojawia się za Twoimi plecami, a tym samym także na ekranach Twoich rozmówców.

Jeśli zastanawiasz się jak stworzyć w mieszkaniu idealną przestrzeń do pracy, koniecznie przeczytaj nasz poradnik, w którym znajdziesz kilka pomysłów na domowe biuro.

Miej pewność, że znasz aplikację, w której odbywa się spotkanie

Spotkania online nie najczęściej odbywają się w wersji darmowej lub płatnej (w zależności od firmy) konkretnych aplikacji. Do najbardziej popularnych należą m.in. Zoom oraz Microsoft Teams. Jest w nich szereg możliwości technicznych, m.in. nagrywanie spotkania, używanie wirtualnej tablicy, udostępnianie pulpitu, czat tekstowy, możliwość dzielenia konferencji i przechodzenia do bardziej prywatnych rozmów, tj. w mniejszych grupach (przydatne podczas szkoleń). Możesz korzystać z tych programów zarówno z poziomu przeglądarki, jak i zainstalowanej na komputerze aplikacji.

Zarówno Microsoft Teams, jak i Zoom, to aplikacje dostępne w darmowej wersji. Zanim zatem dojdzie do planowanej rozmowy wideo, przetestuj ich działanie z kimś bliskim. Sprawdź, czy odpowiednio działają rozmowy głosowe, czy dźwięk jest czysty, czy nie przerywa. Odpowiedni program jest zazwyczaj wybierany przez pracodawcę, zainstaluj go, jak tylko dowiesz się, która to aplikacja.

Programy do wideokonferencji stworzone są dobrze, jednak nie są pozbawione wad. Jeśli prowadzisz spotkania i zastanawiasz się, który program do wideokonferencji wybrać, przetestuj wszystkie. Najlepsze programy są mocno interaktywne i pozwalają na wiele czynności w czasie rzeczywistym, np. wspólne uzupełnianie pliku, tworzenie mapy myśli itd.

Twój wygląd to Twoja wizytówka

Dopiero co się obudziłeś, a za chwilkę czeka Cię spotkanie online? Lepiej pędź do łazienki i szybko znajdź swoje ubranie do pracy. Pamiętaj, że praca zdalna wcale nie zwalnia Cię z odpowiedniego wyglądu oraz przestrzegania pewnego dress code’u.

Jeśli dzień w pracy rozpoczynasz telekonferencją, wstań odpowiednio wcześniej, by zdążyć wziąć prysznic, wysuszyć włosy i zrobić makijaż. Przecież to nie do pomyślenia, żeby pojawić się w biurze z ręcznikiem na głowie.

Tak samo potraktuj pracę zdalną, bo teraz to Twój pokój zamienił się w biuro. Postaraj się także zjeść śniadanie. Po pierwsze – znacznie lepiej skupisz się na rozmowie, a po drugie – nie będziesz załatwiać poważnych spraw, ukradkiem podjadając kanapkę lub owsiankę.

Warto zapamiętać, że bardzo nieprofesjonalnym zachowaniem jest występowanie na biznesowym spotkaniu przed komputerem w dresie lub – co gorsza – w piżamie. Zadbaj o to, aby Twój strój był adekwatny do sytuacji.

Jeśli na co dzień w pracy wymagany jest od Ciebie bardzo formalny ubiór, tak samo powinieneś wyglądać przed kamerą. Ubieranie się w koszulę z krawatem i spodnie dresowe to też nienajlepszy pomysł. Przez większość rozmowy najpewniej nikt nie zauważy takiego oryginalnego połączenia, jednak wyobraź sobie, że w pewnym momencie musisz na chwilę wstać z krzesła… Cały profesjonalizm znika w jednej chwili, a Twoja historia w najlepszym wypadku stanie się biurową anegdotą.

Spotkanie online to także przygotowanie merytoryczne

Wideokonferencja nie różni się bardzo od zwykłej rozmowy w pracy. W zależności od tematu, jaki poruszacie na spotkaniu, powinieneś być merytorycznie przygotowany. Oczywiście nie musisz znać wszystkich wątków na pamięć.

Jeżeli jednak to Ty przedstawiasz ważną prezentację lub swój innowacyjny pomysł, pamiętaj, by wszystkie niezbędne materiały, które chcesz pokazać rozmówcom, znajdowały się w zasięgu ręki. Nie ma nic gorszego niż przerywanie wypowiedzi, aby znaleźć notatki lub udostępnić obraz skrzętnie ukryty w pamięci komputera.

Jeśli natomiast Twoim zadaniem jest wysłuchanie czyjejś wypowiedzi, warto mieć przygotowany długopis i notatnik, aby w razie potrzeby zanotować niezbędne informacje. Pamiętaj także o wyciszeniu telefonu, wylogowaniu się z mediów społecznościowych i zwykłym skupieniu się na wykonywanej pracy.

Jeśli będziesz przerywać rozmówcy, by znaleźć coś do pisania lub po raz kolejny zerknąć w telefon, możesz go niepotrzebnie rozproszyć. Co więcej, okażesz brak szacunku, a dodatkowo zmarnujesz sporo jego cennego czasu.

Spokój to klucz do sukcesu. Także online

Jeżeli czujesz się bardzo niekomfortowo w sytuacji, gdy spotkania odbywają się online, postaraj się za wszelką cenę opanować nerwy i emocje. Często w stresujących sytuacjach nadmiernie gestykulujemy i mówimy za szybko. Nie jest to dobre, zwłaszcza podczas spotkań biznesowych. Po pierwsze – możesz zostać niezrozumiany, a po drugie – Twoje nadaktywne ręce mogą przez przypadek zrzucić sprzęt, z którego korzystasz. Na szczęście i na takie sytuacje możesz się przygotować.

Pamiętaj, że spotkanie online nie różni się wiele od rozmów telefonicznych, które są nieodzowną częścią naszego życia. Jeśli nadal się stresujesz, poproś o pomoc znajomych. Przeprowadź kilka wideokonferencji na stopie czysto towarzyskiej.

Przekonasz się, że nie jest to wcale trudne. Takie ćwiczenie może Ci pomóc w zapanowaniu nad gestykulacją, oswajając Cię jednocześnie z komunikatorami. Dzięki takim doświadczeniom będzie Ci dużo łatwiej wystąpić przed kamerką na formalnym spotkaniu.

Teraz już tylko weź dwa głębokie oddechy i… do dzieła! Pamiętaj, że nie tylko Ty zostałeś postawiony w takiej sytuacji. Wszyscy dookoła mierzą się z wyzwaniem, jakim jest efektywna i wydajna praca zdalna. Na szczęście zazwyczaj po drugiej stronie ekranu są ludzie, z którymi już pracowałeś i którzy z pewnością wybaczą Ci jakąś drobną wpadkę. Przed tymi większymi już wiesz, jak się uchronić.