• BRW
• Blog
• Porady
• Home office: zasady produktywnej pracy

Home office: zasady produktywnej pracy

„Home Office” to jedno z najbardziej znanych ostatnio w Polsce angielskich określeń. Zaczęło się od pandemii i pracy zdalnej, a teraz trwa w najlepsze, bo okazuje się, że domowe biuro ma mnóstwo zalet i dla pracowników, i dla pracodawcy. Jak pracować na home office i nie zwariować? Podpowiadamy, jak zwiększyć efektywność pracy w domu.

Dla niektórych praca w domu może stanowić spore wyzwanie, a stała się nagle rzeczywistością dla większości. Kluczowe jest więc odpowiednie zorganizowanie przestrzeni wokół siebie, w taki sposób, aby życie domowe nie kolidowało z zawodowymi obowiązkami, a następnie praca nie kolidowała z życiem prywatnym. Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka porad, jak efektownie zorganizować własny home office oraz co zrobić, aby praca stała się bardziej produktywna.

Home office – od czego zacząć organizację?

Trzeba pamiętać, że home office to nadal praca, ale realizowana w specyficznych warunkach, bo w warunkach domowych. Ma swoje pozytywne i negatywne aspekty.

Na pewno oszczędzasz sporo czasu na dojazdach, pracujesz bardziej „po swojemu” i jesteś bliżej rodziny. Problemy pracy zdalnej mogą jednak wiązać się z brakiem samodyscypliny, samokontroli i samorealizacji. Co więcej, pracując w trybie zdalnym, możesz mieć przekonanie, że cały czas jesteś w pracy, że nigdy z niej nie wychodzisz. Jak pracować zdalnie, żeby nie „oszaleć”?

• Oddzielaj przestrzeń home office od przestrzeni związanej z życiem prywatnym. „Work area” to miejsce pracy i o ile nie przeszkodzą w niej domowe przedmioty, np. kubek, o tyle ciągłe przenoszenie pracy do przestrzeni prywatnej w końcu zablokuje tak potrzebny odpoczynek.
• Planuj swoją pracę, również na home office. W domu czeka na Ciebie wiele pułapek, których nie ma w biurze, np. ulubiony fotel, telewizor, pełny kosz prania lub czekająca na rozładowanie zmywarka. Jednak warto wyznaczać sobie konkretne cele do osiągnięcia w danych godzinach. Dzięki temu praca będzie wykonana i nie trzeba będzie wracać do niej po godzinach.
• Sprzęt przeznaczony do użytku służbowego, wykorzystuj służbowo, a prywatny – do zadań prywatnych. Tylko części osób udaje się to połączenie. Jest spore ryzyko korzystania np. ze służbowej komórki w życiu prywatnym, np. rozmowy z klientami w dni wolne.
• Zorganizuj swoją przestrzeń roboczą (work area) tak, by była dla Ciebie komfortowa. Home office stanie się wtedy przyjemnością. Podpowiadamy, jak to zrobić.

Po pierwsze – miejsce pracy ma znaczenie

Powszechne wyobrażenie o pracy zdalnej przedstawia obraz dnia spędzonego w łóżku lub na kanapie z laptopem na kolanach. Ostrzegamy jednak, że nie warto iść tą drogą. Twoje miejsce do pracy nie powinno być tożsame z miejscem, w którym się relaksujesz.

W każdym, nawet najmniejszym mieszkaniu znajdzie się miejsce na to, by wyznaczyć sobie przestrzeń biurową, Twoje home office. Pilnujmy tego, by pracować właśnie tam i nie robić biura z całego domu.

Home office – sprzyjające skupieniu 

Miejsce, w którym pracujesz, ma ogromne znaczenie. Najlepiej, gdyby było ono wyznaczone jedynie do tego celu. Warto również zasygnalizować domownikom, że jeżeli znajdujesz się w tym obszarze, jesteś zajęty i nie powinno Ci się przeszkadzać. W pracy w trybie zdalnym cenny jest spokój i najbardziej komfortowo jest wtedy, gdy możesz przebywać w mieszkaniu w samotności.

Warto także wybrać takie miejsce, gdzie będziesz mógł swobodnie rozmawiać przez telefon lub komunikator – nie przeszkadzając rodzinie, jeśli nie ma możliwości, by home office odbywało się bez innych członków rodziny. Dochodzące do nas dźwięki wyzwalają mimowolnie efekt „trzeba słuchać”, dlatego zainwestuj w zestaw słuchawkowy.

Home office – ważna jest ergonomia

Zadbaj o ergonomiczne miejsce do pracy. Bardzo ważne jest odpowiednio dobrane biurko, jednak w ostateczności możesz posłużyć się blatem stołu, który powierzchnię roboczą ma zazwyczaj na tej samej wysokości co biurko. W trybie stacjonarnym dba o to pracodawca, jednak w trybie hybrydowym lub zdalnym, musisz samodzielnie się o to zatroszczyć. To ważne, bo jeśli na home office spędzisz długie miesiące lub nawet lata, musisz brać pod uwagę stan swojego ciała, głównie kręgosłupa.

Nie należy zaniedbać odpowiedniego siedziska, które przy wielogodzinnej pracy stanowi podparcie dla kręgosłupa. Zainwestuj więc w odpowiedni fotel – najlepiej taki z regulowaną wysokością, zagłówkiem i podłokietnikami. Wśród wielu modeli znajdujących się w naszym sklepie, na pewno znajdziesz ten, który przypadnie Ci do gustu. W home office estetyka jest bowiem bardzo ważna. Dzięki niej jesteś w stanie zachować ładny wygląd pomieszczenia, przy umieszczeniu w nim wszystkich biurowych sprzętów i mebli.

Przechowywanie na home office

W pracy na home office miejsce do przechowywania jest bardzo ważne. Jeśli tylko musisz zadbać o to, by w odpowiednich miejscach znalazły się odpowiednie dokumenty, zadbaj o zorganizowanie stałego kącika do pracy wyposażonego w regał na segregatory, praktyczną komodę na kółkach oraz, jeżeli to możliwe, wiszące półki. Dobierz meble do swoich potrzeb. Bałagan w dokumentach lub obecne wszędzie kartki, koszulki i segregatory, mogą denerwować Ciebie lub innych członków Twojej rodziny. Dodatkowo stwarza to ryzyko, że coś ważnego zaginie w którejś stercie. Dlatego na home office dbamy o jakość przechowywania tak samo, jak w biurze.

Home office – organizacja pracy sprzyja koncentracji

Oprócz wyznaczenia miejsca na home office określ również czas, który na nie przeznaczysz. Problemy pracy zdalnej często wynikają z braku pewnych struktur. Mimo braku konieczności pracy w biurze trzymaj się z góry ustalonych godzin pracy.

Zadania wykonuj w blokach czasowych, czyli w czasie, jaki przeznaczasz na wykonanie określonego działania. Korzyści ze stosowania bloków czasowych w home office jest mnóstwo, należy do nich lepsza koncentracja, oszczędność czasu oraz poczucie kontroli. O swoich blokach warto poinformować również wszystkich domowników, aby wiedzieli, kiedy pracujesz.

Zastanów się też, do jakiej grupy należysz, czy jesteś „rannym ptaszkiem”, czy raczej „człowiekiem sową”? Świadomość swoich predyspozycji pozwoli Ci jak najlepiej zaplanować działania.

RADA MISTRZÓW BLACK RED WHITE: Home office to dla niektórych spore wyzwanie.. Okres pracy w domu może być dla Ciebie okazją do odkrycia nowych narzędzi i sposobów rozwiązywania najbardziej prozaicznych problemów. Poszukaj więc nowych platform komunikacji i eksperymentuj z nowymi aplikacjami do dokumentów i plików.

Trzymaj się również swojej powszedniej rutyny tj. nie zaniedbuj porannego treningu, a śniadanie niech pozostanie chwilą wolną od maili i telefonów. Dzięki temu do pracy usiądziesz bardziej pobudzony i ze „świeżym” umysłem.

Pomocne będzie również spisywanie zadań, które masz do wykonania danego dnia oraz określenie ich hierarchii. Listę zadań przygotuj wieczorem dzień wcześniej lub rano. Zaczynaj od zadań najtrudniejszych, najbardziej wymagających, na które pod koniec dnia nie będziemy już mieli siły. Niestety, ale odłożone na później będą absorbować Twoją energię, obciążają Cię i dezorganizują pracę.

Taki własny harmonogram sprzyja koncentracji, oszczędza czas i zwiększa efektywność. Odhaczaj również zrealizowane zadania na liście. To bardzo mobilizująco działa na psychikę. Nawet jeśli nie uda Ci się zrealizować wszystkiego, to i tak, gdy zobaczysz rezultaty, będziesz mieć większą motywację do dalszej pracy.

Wyłącz także wszystkie „rozpraszacze”, które generują największe problemy pracy zdalnej np. telewizor, powiadomienia w telefonie czy radio (niektórych bardzo rozprasza muzyka).

Pamiętaj, że kluczem do efektywnej pracy jest samokontrola i samodyscyplina. Dlatego spróbuj określić, co odciąga Twoją uwagę od zawodowych obowiązków. Będzie to dobry punkt wyjścia do ułożenia strategii pracy tak, by osiągnąć cel i nie zmarnować czasu na czynności zbędne, czy niezwiązane z pracą.

Czy strój na home office ma znaczenie?

Czy ubranie może pomagać w pracy na home office? O tak! Podobnie, jak dobrze zorganizowana przestrzeń, tak odpowiedni strój pomaga w pracy. Dlatego zdecydowanie odradzamy piżamę jako całodzienny strój. Chodzenie po domu w garniturze, czy garsonce również nie jest zbyt wygodne i zasadne. Dlatego warto znaleźć złoty środek. Wygodne, nieco mniej formalne ubrania, w których poczujesz, że na home office również jesteś w pracy. Do tego zadbana aparycja, może delikatny makijaż? Home office i wszystkie idące za tym obowiązki z pewnością będą łatwiejsze!

Work-life balance

Regularne przerwy od pracy na odpoczynek dla oczu i rozprostowanie, to gwarancja lepszego skupienia oraz samopoczucia. Dlatego nie zapomnij również o systematycznym ich robieniu. Najlepiej, jeżeli będą one związane z pewną formą aktywności fizycznej. Podobnie jak w biurze poruszaj się trochę i np. zrób sobie przerwę na kawę, spacer wokół biurka, dotlenienie się na balkonie czy w ogrodzie albo przewietrzenie pokoju.

Odpoczynek ma kluczowe znaczenie dla Twojej wydajności, a work-life balance korzystnie wpływa na Twoje ogólne samopoczucie. Dlatego po wykonanej pracy, zamknij laptopa i jasno oddziel czas zawodowy od czasu prywatnego.

Zrób coś dla higieny psychicznej i idź na spotkanie lub spacer – po prostu wyjdź do ludzi. Unikniesz w ten sposób wypalenia zawodowego i zwykłego zmęczenia.

RADA MISTRZÓW BLACK RED WHITE: Twój mózg potrzebuje zmiany bodźców, inaczej jego percepcja jest zaburzona. Pamiętaj, że przerwa w pracy wcale nie oznacza straty czasu. Bez niej spada Twoja koncentracja, co przekłada się na zwiększenie ilości wykonywanych błędów.

Home office wcale nie jest takie straszne ani mało produktywne. Kluczem do sukcesu jest przede wszystkim dyscyplina i samoświadomość. Dobrze zorganizowana przestrzeń i jasno ustalone ramy czasowe, gwarantują efektywność i przyjemność z wykonywanych zadań.