• BRW
• Blog
• Porady
• Jak urządzić salę konferencyjną w biurze?

Jak urządzić salę konferencyjną w biurze?

Konferencja, szkolenie czy spotkanie biznesowe. Sytuacje te wymagają wydzielenia i aranżacji specjalnej przestrzeni w biurze. Jak urządzić salę konferencyjną? Jakie meble powinny się znaleźć w takim pomieszczeniu? Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać.

Wnętrza biurowe powinny być przede wszystkim ergonomiczne i funkcjonalne. Bez względu na dostępny metraż sala konferencyjna powinna być odpowiednio zaprojektowana. Wykorzystanie właściwych mebli i ich należyta aranżacja wpłynie bowiem nie tylko na jakość pracy, ale i wizerunek Twojej firmy. Nowoczesna sala konferencyjna wymaga odpowiedniej aranżacji. Czym zatem powinieneś się kierować, urządzając salę konferencyjną?

Aranżacja nowoczesnego biura – o czym pamiętać?

W sali konferencyjnej będziesz organizował rozmowy rekrutacyjne, spotkania z pracownikami i partnerami biznesowymi. Dlatego przede wszystkim powinieneś postawić na ergonomię. Kluczowe będzie wykorzystanie odpowiednich mebli i dodatków, a także zestawów kolorystycznych, które nie przytłoczą wnętrza i stworzą w nim przyjazny klimat dla spotkania biznesowego.

Na jaki kolor pomalować salę konferencyjną?

Biurowe wnętrza powinny być utrzymane w jasnej, łagodnej kolorystyce, która z jednej strony optycznie je powiększy, a z drugiej – nie będzie męczyć oczu przebywających w nich osób. Sprawdzonym rozwiązaniem jest neutralna szarość. Jeśli chcesz wprowadzić więcej koloru, sprawdź jak konkretne barwy wpływają na człowieka.

Sale konferencyjne to miejsca, w których często odbywają się tak zwane burze mózgów. Dlatego tak istotny jest właściwy wybór palety barw, która nie będzie nikogo rozpraszać i dekoncentrować. Więcej na temat psychologicznego znaczenia kolorów we wnętrzach przeczytasz w naszym poprzednim artykule.

Najlepsze meble do biura, czyli jakie?

W salach konferencyjnych sprawdza się zazwyczaj minimalizm. Meble powinny się odznaczać nie tylko prostą formą, ale i solidnym wykonaniem. Wysoka jakość będzie gwarancją, że meble posłużą Ci przez wiele lat. Jakie meble są niezbędne? W biurze z całą pewnością nie może zabraknąć stołu i krzeseł. Sprawdzą się także regały i komody, w których ukryjesz wszystkie niezbędne dokumenty i akcesoria elektroniczne.

Sprawdź dedykowane rozwiązania dla sal konferencyjnych i biurowych szyte na miarę przez BRW

Jaki stół do sali konferencyjnej?

Aranżując przestrzeń biurową, najlepiej zacząć od wyboru stołu. Bez niego nie obędzie się żadna narada. Rodzaj stołu dobrze dobrać do posiadanej przestrzeni. Możesz postawić na stoły wolnostojące, mobilne, składane albo modułowe. Jeśli chodzi o kształt, do najpopularniejszych w salach konferencyjnych należą stoły okrągłe i prostokątne.

Stoły okrągłe uważane są za symbol partnerskich spotkań, w których każdy z uczestników ma równe prawa. Jeśli takie relacje panują w Twojej firmie, taki mebel będzie dobrym rozwiązaniem. Stawiając na stół prostokątny, w łatwy sposób ustalisz panującą na spotkaniu hierarchię. Miejsce przy jednym z krótszych boków uważane jest za właściwe dla osoby o dominującej pozycji. Stoły konferencyjne to najważniejsze meble, jeśli chodzi o nowoczesne sale konferencyjne i biznesowe spotkania.

Ustawienie stołów w sali szkoleniowej i konferencyjnej, a ich wpływ na organizację pracy

Mała sala konferencyjna nie daje szerokiego pola do popisu. Wszelkiego rodzaju szkolenia dla większej grupy osób wymagają miejsca. Jeśli powierzchnia sali jest duża, możesz sobie pozwolić na większą liczbę stołów i różny sposób ich ułożenia. W zależności od rodzajów spotkań, sprawdzą się inne metody ułożenia mebli. I tak, w przypadku szkoleń lub warsztatów najlepiej postawić na stoły w kształcie litery U. Tak zaaranżowana przestrzeń umożliwi dobrą wymianę informacji i znacznie ułatwi ewentualną pracę w grupach.

Możesz też ustawić stoły w kształt kwadratu. Takie ułożenie sprawi, że zarówno zebrania, jak i wszelkie negocjacje nabiorą bardziej przyjaznego charakteru. Bez względu na rodzaj stołu i jego ułożenia, warto wybrać model, który będzie wyposażony w tak zwane media porty, dzięki którym w łatwy sposób podłączysz do prądu komputer czy projektor.

Centrum konferencyjne może stanowić dobre źródło inspiracji. Obiekty konferencyjne dysponują wieloma salami dostosowanymi do konkretnych potrzeb.

Jak znaleźć właściwe krzesła biurowe?

Blaty to nie wszystko. Do każdego stołu powinieneś dobrać odpowiednie krzesło lub fotel konferencyjny. Zanim zdecydujesz się na konkretny model, odpowiedz sobie na pytanie, w jaki sposób zamierzasz korzystać z sali konferencyjnej.

Sale szkoleniowe mające służyć do wielogodzinnych szkoleń czy warsztatów muszą posiadać wygodne krzesła biurowe. Muszą być odpowiednio wyprofilowane, by dawały właściwe podparcie plecom. Co istotne, należy ulokować je w taki sposób, by wszyscy siedzący mieli dostęp do wystarczającej ilości blatu. Umożliwi to rozłożenie notatek czy filiżanki z kawą.

Zupełnie inaczej powinna się prezentować sala konferencyjna przeznaczona do bardziej kameralnych spotkań biznesowych. W takim wnętrzu lepiej będą się prezentować tapicerowane krzesła, a nawet bardziej obszerne fotele. Świetne będą te na chromowanych nogach lub stelażach z kółkami. O jakich innych meblach powinieneś pamiętać?

Meble skrzyniowe idealne do sal konferencyjnych

Jeśli zależy Ci na zaaranżowaniu niezobowiązującej i kameralnej przestrzeni, postaw na elegancką sofę i fotele. Dobierz do nich niższą ławę lub stolik kawowy. Świetnie sprawdzi się również mały kącik barowy, w którym ukryjesz filiżanki, drobny poczęstunek czy ozdobne szklanki z karafką na alkohol. W tak zaaranżowanej sali konferencyjnej z pewnością dużo łatwiej będzie Ci prowadzić nawet najtrudniejsze negocjacje biznesowe. Wszystkie ośrodki konferencyjne posiadają takie strefy.

Nie zapomnij o komodzie lub małej szafie. Najlepsze będą meble wyposażone w zamykane szafki i szuflady, w których będziesz mógł składować wszelkie dokumenty i materiały, które powinieneś mieć zawsze po ręką.

Oświetlenie i wentylacja

W każdej sali konferencyjnej kluczowe jest oświetlenie. Jeśli w pomieszczeniu znajdują się okna, powinieneś zadbać o rolety. Zbyt intensywne dzienne światło może bowiem niekiedy przeszkadzać, chociażby podczas prezentacji multimedialnych. Z drugiej strony nie możesz sobie pozwolić na to, by sala była niewystarczająco doświetlona. Zamontuj więc nie jedno, a przynajmniej kilka źródeł światła w postaci lamp sufitowych, plafonów czy halogenów.

By przebywanie w sali konferencyjnej nie było przykrym przymusem, zadbaj także o właściwą wentylację. Jeśli w pokoju nie ma okien lub są one niepraktycznie rozmieszczone, koniecznie zamontuj klimatyzację. Z salami konferencyjnymi z prawdziwego zdarzenia, które spełniają wszystkie wymogi, jest tak, że potrafią się dostosować do oczekiwań każdego klienta.

Jakie dodatki do sali konferencyjnej?

Nie powinieneś przesadzać z jakimikolwiek ozdobami czy dodatkami. W końcu w sali konferencyjnej nic nie może odwracać uwagi odbiorców od obowiązków. Nie rezygnuj z nich jednak zupełnie. Pojedyncze obrazy, kwiaty doniczkowe czy dekoracyjne figurki – wszystkie nadadzą przestrzeni bardziej przytulnego charakteru, dzięki któremu przebywające w niej osoby będą się czuć bardziej komfortowo.

Ważny jest również zapach panujący w pomieszczeniu. Powinien być przyjemny i świeży, dzięki czemu będzie miał pozytywny wpływ na zaproszonych gości. Idealnie sprawdzą się nowoczesne odświeżacze powietrza emitujące subtelne aromaty. Co ważne, nie możesz jednak z nimi przesadzać, tak by atmosfera w sali nie była zbyt dusząca.

Urządzając salą szkoleniową lub konferencyjną, warto utrzymać ją w stylistyce podobnej do panujących w pozostałych pomieszczeniach biurowych. Jednak nie sam styl jest w tym przypadku najważniejszy. Pamiętaj, że najbardziej istotną kwestią powinna być ergonomia i funkcjonalność.