• BRW
• Blog
• Porady
• Zadbaj o porządek w dokumentach!

Zadbaj o porządek w dokumentach!

Podobno chaos sprzyja kreatywności, jednak bez wątpienia chaos w papierach sprzyja… problemom. Włożone byle jak do szuflady i źle posortowane dokumenty prędzej czy później przyniosą „efekty” w postaci utraty zleceń oraz monitów z urzędu czy banku. Sprawdź zatem, jak segregować dokumenty w biurze, aby zyskać większą produktywność i… spokój.

Dlaczego warto utrzymywać porządek w dokumentacji?

Po pierwsze, dzięki temu unikniesz kłopotów – w bałaganie łatwo zgubić nieopłaconą fakturę czy ważny list z urzędu skarbowego, a tym samym zapomnieć o konieczności załatwienia sprawy.

Po drugie, widok nieuporządkowanych dokumentów psuje Twój wizerunek, może sugerować brak poczucia odpowiedzialności czy niechlujstwo. To może niekorzystnie wpływać na Twój odbiór przez partnerów biznesowych, klientów czy przełożonych.

Po trzecie – jeśli nauczysz się, jak segregować dokumenty w firmie, zyskasz więcej czasu, który będziesz mógł poświęcić na ważniejsze zadania. Tym samym Twój dzień pracy stanie się efektywniejszy.

Jak segregować dokumenty w biurze – podstawowe zasady

Dopiero zaczynasz przygodę z prowadzeniem własnej firmy i szukasz skutecznych patentów na zarządzanie dokumentacją? A może w Twoim domowym „archiwum” panuje wieczny chaos  i masz już dość szukania przez kilka godzin zeszłorocznych zeznań podatkowych czy faktur potrzebnych do złożenia reklamacji? W obu przypadkach warto wcielić w życie poniższe zasady, dzięki którym nauczysz się, jak segregować dokumenty domowe i te związane z działalnością gospodarczą.

1.      Wykorzystuj akcesoria ułatwiające sortowanie dokumentów

Nie wkładaj wszystkich dokumentów luzem do jednej szuflady – jeśli popełnisz ten błąd, w przyszłości stracisz mnóstwo czasu na znalezienie jednej faktury. Dokumenty dotyczące tej samej sprawy wkładaj do różnokolorowych segregatorów. Z kolei luźne kartki uporządkuj za pomocą skoroszytów, koszulek na dokumenty i grzbietów zaciskowych. Dokumenty umieszczone w segregatorach możesz dodatkowo zaznaczyć kolorowymi zakładkami indeksującymi.

2.      Segreguj dokumenty według kategorii

Jeśli szukasz prostego sposobu na to, jak segregować dokumenty domowe lub firmowe, zacznij od podzielenia wszystkich zgromadzonych papierów według kategorii. W firmie możesz posortować dokumenty według:

• rodzaju (np.: wnioski, faktury, projekty, umowy, formularze),
• obiegu (wewnętrzne i zewnętrzne),
• stopnia poufności.

W domu możesz uporządkować dokumenty według:

• tematu, np.: dyplomy szkolne, zeznania podatkowe, umowy i rachunki za media (osobno woda, gaz, prąd), dowody zakupu sprzętu,
• roku, którego dotyczą.

3.      Sortuj zgodnie z kolorami

Jak segregować dokumenty w biurze, aby nie zapomnieć o ważnych sprawach? Sięgnij po… kolory. Wystarczą trzy:

• czerwony (sprawy pilne),
• zielony lub niebieski (sprawy, które mogą jeszcze poczekać),
• żółty (sprawy załatwione lub niewymagające załatwienia).

Za pomocą kolorów możesz oznaczać również dokumenty według obiegu (np. czarne – wewnętrzne, białe – zewnętrzne) czy rodzaju. Segregowanie ułatwią Ci segregatory i inne kolorowe akcesoria: samoprzylepne karteczki, grzbiety zaciskowe i skoroszyty.

4. Porządkuj dokumenty na bieżąco

Aby utrzymać porządek w biurze czy domowym „archiwum”, sortuj dokumenty niezwłocznie po ich otrzymaniu. Nowa faktura do zapłacenia? Wepnij ją do czerwonego segregatora z pilnymi sprawami. Umowa z operatorem komórkowym? Włóż kartkę do żółtego segregatora. Regularnie przeglądaj dokumenty, aby wyrzucić te, które nie są Ci już potrzebne i zrobić miejsce dla nowych.

Jak segregować dokumenty w firmie – meble, które Ci w tym pomogą

Nawet jeśli możesz prowadzić swoją firmę z dowolnego miejsca na ziemi (np. pracując na laptopie w ulubionej kawiarni), musisz mieć stały kąt, w którym będziesz przechowywać faktury, umowy, pisma urzędowe, formularze – w miarę rozwoju firmy będzie ich coraz więcej. Jak segregować dokumenty w biurze?

Zacznij od biurka. Model wyposażony w szufladę czy szafkę pozwoli Ci przechowywać świeżą dokumentację pod ręką, nie zagracając miejsca do pracy. Możesz również wybrać biurko bez miejsca do przechowywania, ale za to z dużym blatem – dokumenty, z którymi aktualnie pracujesz, możesz odkładać do kuwety postawionej na biurku. Jeśli potrzebujesz dużo wolnej przestrzeni na blacie, możesz pod biurkiem postawić małą komodę z szufladami – dokumenty będą schowane, ale wciąż w zasięgu ręki.

Jak segregować dokumenty w firmie, gdy Twoja działalność się rozwija i potrzebujesz coraz więcej miejsca do przechowywania? Wykorzystaj w tym celu regały z segmentami otwartymi i zamykanymi.

Na otwartych półkach przechowuj te segregatory, po które sięgasz najczęściej, z kolei zamykane przeznacz na dokumenty poufne i te, z których rzadko korzystasz. W biurze najlepiej sprawdzą się profesjonalne regały i szafy biurowe – praktyczne i pojemne, o neutralnym designie.

A jak segregować dokumenty domowe, jeśli nie potrzebujesz miejsca do pracy? Na swoje domowe archiwum możesz przeznaczyć dowolny mebel, np. komodę, witrynę, regał, szafkę.

Jeśli przechowujesz dokumentację w salonie, zadbaj o to, aby segregatory nie były widoczne – dzięki temu unikniesz „biurowego” efektu. Łatwiej utrzymasz porządek w papierach, jeśli  będziesz trzymać je osobno, a nie razem z zastawą stołową, zapasowymi ręcznikami czy książkami.

Prowadzisz firmę w swoim salonie? Wybierz regał pasujący do reszty mebli lub z tej samej kolekcji i zadbaj o to, aby dokumenty nie rzucały się w oczy. Jeśli masz mało miejsca, zamiast regału możesz wykorzystać półki lub szafki ścienne – zamontuj je blisko biurka, aby nie wykraczały poza strefę biurową, a Ty będziesz mieć łatwy dostęp do dokumentów.

Organizery, dzięki którym unikniesz chaosu w dokumentach

Nie tylko meble pomogą Ci utrzymać porządek w swojej firmie czy domowym „archiwum”. Łatwiej zapanujesz nad piętrzącą się dokumentacją, jeśli sięgniesz po rozmaite pudła i pojemniki. Dzięki nim zyskasz więcej miejsca do przechowywania – pojemniki możesz piętrować na dnie szafy albo układać na wierzchu regału.

Jeśli dopiero otwierasz działalność i jeszcze nie wiesz, jak segregować dokumenty w firmie, zacznij wrzucać pojedyncze kartki do kartonowego pudła. Po kilku tygodniach posortuj je i włóż do odpowiednich segregatorów. Później pudła przydadzą Ci się na dokumenty, które nie są już potrzebne, ale których jeszcze nie możesz wyrzucić.

W podręcznym przechowywaniu dokumentów przy biurku pomogą Ci mobilne kontenerki na kółkach. W praktycznych szufladach możesz przechowywać te dokumenty, z którymi właśnie pracujesz, zaś kółka ułatwią Ci ich przenoszenie (np. do regału z segregatorami lub niszczarki).

Jeśli prowadzisz firmę w domu, możesz sięgnąć po pudła z dekoracyjnym nadrukiem – umieszczone na półkach regału pomogą Ci zapanować nad dokumentacją i jednocześnie będą ozdobą Twojego miejsca pracy.

Bardzo przydatne są również plastikowe pudła ze szczelną, zatrzaskującą się pokrywą. Nie tylko ułatwiają przenoszenie dużej ilości dokumentacji (np. z gabinetu do archiwum), ale i chronią papier przed wilgocią czy szkodnikami. Dzięki temu możesz umieścić archiwalne dokumenty na strychu lub w piwnicy, zyskując tym samym więcej miejsca w domowym biurze. Wybierz pojemniki przezroczyste, a łatwiej odszukasz właściwy dokument, gdy będzie Ci potrzebny.

Zakładasz działalność i nie wiesz, jak zaaranżować swoje pierwsze biuro? Zajrzyj tutaj: „Jak urządzić biuro w domu” i tutaj: „Jak urządzić biuro dla małej firmy?”.