• BRW
• Blog
• Porady
• 10 prostych zasad, które podniosą efektywność pracy zdalnej

10 prostych zasad, które podniosą efektywność pracy zdalnej

Szef oddelegował Cię do pracy w domu i nie możesz odnaleźć się w nowej sytuacji? Praca zdalna ma swoje zalety, jednak wymaga żelaznej dyscypliny i zorganizowania, w przeciwnym razie Twój dzień pracy wydłuży się do kilkunastu godzin. Jak pozostać wydajnym pracownikiem i nie spędzać przed biurkiem więcej czasu, niż to konieczne?

Nawet jeśli Twoje zaangażowanie zawodowe wynosiło dotąd 110%, w domowych pieleszach efektywność w pracy może znacząco się osłabić. Wbrew pozorom, przyjazne i wygodne otoczenie działa na Twoją niekorzyść – sprzyja rozleniwieniu, nie pozwala na skupienie i odciąga Cię od obowiązków służbowych.

W domu granica pomiędzy strefą zawodową a prywatną zaciera się – będąc w pracy (we własnym domu), robisz obiad albo pomagasz dziecku z lekcjami, z kolei w czasie prywatnym siedzisz nad projektem i odpisujesz na służbowe maile. W efekcie zamiast kończyć pracę o 16.00–17.00, odchodzisz od biurka dopiero późną nocą. Jak temu zapobiec?

Pracujesz z domu? 10 rad, jak poprawić efektywność pracy zdalnej

1.     Zrób harmonogram pracy i przestrzegaj go!

Twoja efektywność w pracy wzrośnie, jeśli opracujesz własny harmonogram, dostosowany do warunków domowych. Nie twórz go wyłącznie w głowie – zapisz checklistę na kartce papieru lub skorzystaj z programu komputerowego lub aplikacji na telefon. Wybierając narzędzie do organizacji czasu pracy, zwróć uwagę na przydatne funkcje, takie jak: wysyłanie powiadomień, tagowanie, komentarze czy udostępnianie swoich notatek innym pracownikom.

2.      Pracuj zgodnie z zegarem biologicznym

Kładziesz się po północy, siadasz przed komputerem o dwunastej i dziwisz się, że zaledwie po godzinie brakuje Ci energii? Praca zdalna sprzyja rozprężeniu, bo nie musisz wcześnie wstawać i nie masz za ścianą szefa. Jednak szybko stwierdzisz, że przestawiony rytm dnia przynosi więcej szkody niż pożytku, bo masz mniej czasu i sił do rzetelnej pracy. Aby temu przeciwdziałać, przestrzegaj naturalnego zegara biologicznego, który kształtuje się mniej więcej tak:

• 00 – 7.00 – w tych godzinach warto wstać i zjeść odżywcze śniadanie;
• do godziny 12.00 – czas szczytowej efektywności w pracy, który najlepiej przeznaczyć na zadania wymagające kreatywności i skupienia;
• 00 – 15.00 – czas znacznego spadku energii, który możesz wykorzystać na proste zadania, posiłek i regeneracyjną drzemkę;
• 00 – 18.00 – w tych godzinach organizm odzyskuje energię, więc to dobry moment na pracę, naukę lub aktywność fizyczną;
• 00 – 20.00 – o tej porze warto zjeść ostatni posiłek przed snem;
• 00 – 22.00 – wtedy organizm zaczyna wydzielać melatoninę, przeznacz ten czas na relaks;
• 00 – 23.00 – idealna pora na pójście spać!

3.     Wyznacz sobie stałe miejsce do pracy

Czasami siadasz z laptopem w kuchni, innym razem zabierasz pracę do sypialni, chętnie pracujesz też na balkonie? Zamiast „wędrować” z pracą po całym domu, zaplanuj stałe stanowisko biurowe, by choć trochę odtworzyć warunki panujące w firmie. Praca zdalna nie musi oznaczać prowizorki! Jeśli nie masz osobnego gabinetu, umieść biurko w salonie lub sypialni, zamontuj kilka półek na akcesoria biurowe i wstaw regał na dokumenty.

O swój kącik do pracy powinni zadbać zwłaszcza rodzice – siadając za prawdziwym biurkiem (zamiast za stołem czy w ulubionym fotelu), dajesz dzieciom sygnał, że właśnie pracujesz i nie należy Ci przeszkadzać.

Pracujesz zdalnie? Przeczytaj koniecznie: „Jak urządzić biuro w domu”.

4.     Ubierz się jak do pracy

Jeśli masz problem z tym, jak podnieść efektywność w pracy, przyjrzyj się swojemu… ubiorowi. Jeśli zdarza Ci paradować w ciągu dnia w piżamie, to nic dziwnego, że zamiast planować strategie marketingowe wolisz obejrzeć serial albo uciąć sobie drzemkę! Łatwiej przestawisz się na pracę zdalną, jeśli utrzymasz dotychczasową rutynę. Wstań wcześnie, pościel łóżko, zjedz śniadanie, a potem umyj się i załóż schludne ubranie – w ten sposób zapobiegniesz rozleniwieniu i zadbasz o… kondycję psychiczną.

5.     Otaczaj się zielenią

W firmie nie zawsze można sobie pozwolić na przystrojenie biura storczykiem czy soczyście zieloną paprotką. Ale w domu to co innego – tu możesz kształtować swoje stanowisko pracy w dowolny sposób. Pamiętaj, że rośliny mają korzystny wpływ na efektywność w pracy! Wydzielają tlen, zwiększają wilgotność powietrza i pochłaniają szkodliwe substancje, a w efekcie poprawiają samopoczucie i zwiększają produktywność.

Przeczytaj także: „22 rośliny oczyszczające powietrze, które warto mieć w domu”.

6.     Walcz z lenistwem

Praca zdalna ma to do siebie, że przy braku dyscypliny bardzo łatwo możesz wpaść w pułapkę domowych pieleszy. Myślisz, że jeden odcinek serialu przed pracą nie zaszkodzi? Zamiast zrywać się o siódmej, wolisz pospać do dziesiątej i zacząć pracę przed południem? Tym sposobem szybko zrobisz zaległości i będziesz siedzieć przed komputerem dłużej, bo Twoja praca przypadnie na godziny niskiej efektywności (12.00– 15.00) i przedłuży się do nocy. Rozrywkę zaplanuj dopiero pod wieczór, a spanie do późna odłóż na weekend!

7.     Zapomnij o domowych obowiązkach w godzinach pracy

Nie tylko lenistwo nie sprzyja efektywności w pracy. Czasami przeszkodą jest perfekcjonizm! Udało Ci się włączyć komputer i wysłać kilka maili, ale szybko robisz sobie przerwę na zmywanie, przygotowanie obiadu albo rundkę z odkurzaczem? W rezultacie tracisz mnóstwo czasu i zacierasz granicę pomiędzy strefą zawodową i prywatną, co nikomu nie wyjdzie na dobre.

Jak temu zapobiec? Wyznacz sobie stałe godziny pracy i przestrzegaj ich. Część obowiązków niech przejmą pozostali domownicy, a inne mogą poczekać do weekendu.

8.     Wytłumacz rodzinie, że jesteś w pracy

Jak podnieść efektywność pracy, jeśli cała rodzina „staje na głowie”, żeby odciągnąć Cię od obowiązków? Dom nie jest naturalnym środowiskiem do pracy – codziennie będą Cię rozpraszać dzieci, remont sypialni, gotujący się obiad czy spragniony spaceru pies. Aby praca zdalna miała sens, wytłumacz rodzinie, że mimo obecności w domu nie jesteś do pełnej dyspozycji. Przestrzegaj swojego harmonogramu i nie ulegaj, gdy ktoś z błahych powodów próbuje odciągnąć Cię od biurka.

9.     Nie trać czasu w Internecie

W domu panuje błoga cisza, nikt Ci nie przerywa, masz wygodny kącik biurowy, a mimo to Twoja efektywność w pracy jest słaba i z trudem dotrzymujesz terminów? Sprawdź, ile godzin spędzasz na rzetelnym wykonywaniu zadań służbowych, a ile tracisz na bezproduktywnym siedzeniu przed komputerem. Jeśli chcesz, by Twoja praca zdalna była równie sprawna jak w firmie, nie marnuj czasu służbowego na media społecznościowe, dyskusje na forach czy zakupy online.

10.      Zastosuj metodę Pomodoro

Pracujesz przez 8-10 godzin bez przerwy, ale mimo to Twoja wydajność nie jest zadowalająca? Winne temu jest zmęczenie, które fatalnie wpływa na koncentrację. Możesz temu zapobiec i poprawić efektywność w pracy, stosując technikę Pomodoro.

Według tej metody należy pracować w skupieniu nad jednym zadaniem przez 25 minut, a następnie przeznaczyć 5 minut na odpoczynek – i tak cztery razy aż do dłuższej przerwy trwającej 15-30 minut. Jeśli w trakcie pracy nad jednym zadaniem przypomnisz sobie inne – zapisz je na kartce i wróć do niego w kolejnej rundzie Pomodoro.